Einführung von Microsoft Business Solutions - Navision
bei GF Felderer

Zum Unternehmen

Die Firma GF Felderer wurde 1979 als Fachgroßhandel und Hersteller für Lüftungstechnik gegründet und firmiert heute als GmbH.
Umsatzentwicklung: 1999 = 7,7 Mio. € 2003 = 10 Mio. €.
Felderer beschäftigt derzeit 50 Mitarbeiter.




Alles – Immer – Überall – sind die Begriffe, die sich GF Felderer als Unternehmensleitziele vorangestellt hat. Klaus-Philipp Felderer sieht die Stärken seines Unternehmens in der Verbindung eines tiefstrukturierten Sortiments – wirklich alles zu liefern, was der Lüftungstechniker auch für komplexe Aufgabenstellungen in der modernen Haustechnik benötigt – und dabei flexibel und schnell auf die Kundenwünsche einzugehen. Eine geschlossenes Informationssystem in der Logistikkette und die Möglichkeiten der eigenen Fertigung von Maßteilen schaffen hier die Voraussetzungen für überzeugende Alleinstellungsmerkmale gegenüber dem Wettbewerb.
Die Kundenstruktur erstreckt sich vom kleinen Handwerksbetrieb bis zum international tätigen Anlagenbauunternehmen. Es sind ausschließlich ausführende Unternehmen und Serviceunternehmen im Gewerk Lüftungs- und Klimatechnik. Traditionell haben die Kunden in der Vergangenheit ihren Bedarf mehrheitlich direkt über Hersteller gedeckt. In den letzten Jahren überwiegen aber bei der Wahl des Geschäftspartners additive Serviceangebote wie ein absolut zuverlässiges Terminmanagement, umfangreiches Sortiment und alternative Beschaffungswege.
Das Verkaufsgebiet erstreckt sich auf den südbayerischen Raum da eine wirtschaftliche Logistik für das Vollsortiment nur in einem Umkreis von ca. 200 km möglich ist. Überregional tätige Kunden werden über das Partnerfirmen – Netzwerk der HTH Gruppe betreut.

Das Projekt: Einführung einer neuen ERP-Lösung

Auswahl der neuen Software

Aufgrund eines sehr starken Unternehmenswachstums konnte die installierte Lösung die gestiegenen Anforderungen nicht mehr erfüllen. Es war ein extrem hoher manueller Bearbeitungsaufwand in allen Bereichen des Wertschöpfungsprozesses notwendig. Das System unterstütze weder die Preisermittlung, die Konditionsverwaltung oder Termindisposition noch gab es einen automatisierten Datenaustausch zwischen Einkauf und Verkauf. Dazu kam ein unbefriedigendes Reporting durch die ausgelagerte Finanzbuchhaltung. Aus der mangelhaften Prozessunterstützung der Vorgängerlösung ergab sich das Anforderungsprofil an eine neue Lösung.
Kernanforderung an das neue System war die exakte Abbildung der Unternehmensprozesse und damit verbunden die Minimierung des manuellen Aufwands. Die neue Lösung sollte die Arbeitsabläufe rationalisieren und verschlanken, den Abwicklungsaufwand reduzieren und damit freie Ressourcen für vertrieblichen Betreuungsaufgaben schaffen. Die integrierte Finanzbuchhaltung sollte die Grundlage für ein qualifiziertes und zeitnahes Reporting liefern.

Gemeinsam mit einem externen Berater wurden die Anforderungen im groben Rahmen formuliert und verschiedenen Anbietern vorgelegt. Dabei zeigte sich, dass aus Sicht vieler Lösungsanbieter das Anforderungsprofil wirtschaftlich nicht in Einklang mit der Unternehmensgröße zu bringen war.

Für die Entscheidung für Navision waren letztlich die folgenden Punkte ausschlaggebend:

• Die Flexibilität der Lösung, um unternehmens- und branchenspezifische Anforderungen umsetzen zu können. Die offene Entwicklungsumgebung und die nahtlose Integration der Anpassungen in die Standardsoftware.
• Die Größe des Softwareherstellers zur Absicherung der Investition und zur Sicherstellung, an künftigen Weiterentwicklungen teilhaben zu können.
• Die Seriosität des realisierenden Systemhauses und die Qualifikation der Mitarbeiter, die das Projekt umzusetzen hatten

Implementierungsphase
Für die Umsetzungsphase wurde ein Projektplan mit einer Projektzeit von 6 Monaten erstellt. Der Zeitplan wurde eingehalten. Durch den hohen Entwicklungsanteil kam es in der Einführungsphase zu Problemen, die aber alle zeitnah gelöst werden konnten.

Die Mitarbeiter erhielten zur Einarbeitung ein Training on the job mit dem schon sehr früh eine hohe Identifikation mit der neuen Lösung erreicht werden konnte. Die Zusammenarbeit mit dem Systemhaus war in allen Projektphasen reibungslos, die zur Verfügung gestellten Berater zeichneten sich durch hohe Fachkompetenz und überdurchschnittlichen persönlichen Einsatz aus.

Status Quo.
Die mit der neuen Software verbundene Zielsetzung konnte voll erfüllt werden. Durch die Unterstützung der Arbeitsabläufe konnten diese effektiver und schlanker gestaltet werden. Damit wurde Freiraum für einen kundenorientierten Personaleinsatz geschaffen. Trotz einer Umsatzsteigerung von ca. 30% seit der Einführung, arbeiten heute weniger Mitarbeiter in der Auftragsabwicklung und Disposition und diese haben mehr Zeit für eine kundenindividuelle Beratung.

Die herausragenden Errungenschaften des neuen Systems sind:

• Abbildung der komplexen Preisfindung
• Abbildung des Objektgeschäftes
• Steuerung des gesamten Auftragsablaufes inkl. Fertigung / Beschaffung / Versand über eine zentrale Auftragsmaske
• Hohe monatliche Ergebnissicherheit
  

Aus der Sicht von Klaus-Philipp Felderer war das Projekt rückwirkend betrachtet für die Unternehmensgröße relativ teuer, es schuf aber die Grundlage für die weitere Unternehmensentwicklung. Durch die Umsetzung der Anforderungen können heute Serviceleistungen geboten werden, die gegenüber dem Wettbewerb den entscheidenden Vorteil bieten und die auf der anderen Seite Margen sichern. Kunden erkennen immer mehr dass nicht die günstigste Einkaufsquelle den eigenen Gewinn sichert, sondern Termintreue und Lieferqualität des Partners ausschlaggebende Faktoren für den eigenen Erfolg sind.

Herausragende Merkmale der Branchenlösung

Die folgende Auflistung enthält die Funktionen der Lösung, die zur Abbildung der branchenspezifischen Anforderungen entscheidend sind:

• Objektgeschäft:
  - Zuordnung von Debitoren und Kreditoren zu Objekten
  - Zuordnung von Konditionen zu Objekten
  - Auswertungen auf Objektbasis
  

• Umfangreiches hierarchisches Preis- und Konditionsmodell:
  - Mengenrabatte
  - Rechnungsrabatte
  - Objektkonditionen (Preise)
  - Artikelgruppenabhängige Preise
  - Zeitlich begrenzte Aktionspreise
  - Mindermengenzuschläge
  - Kundenabhängige Preise
  

• Kreditoren:
  - Verwaltung von Lieferantenpreislisten

• Verfolgung von Lieferterminen:
  - Automatische Ermittlung des Eingangsliefertermins
  - Automatische Anpassung des Ausgangslieferdatums im Kundenauftrag bei Änderung des Bezugsdatums
  - Priorisierung von Lieferterminen
  - Verwaltung von Fix-Terminen

• Kalkulation von Angeboten:
  - Statusverwaltung
  - Kalkulation auf Artikelgruppenebene
  - Konditionsänderung im Kalkulationsblatt werden direkt in das Angebot übernommen
  - Geänderte Konditionen können für ein Objekt und Debitor übernommen werden

• Abläufe:
  - Automatische Frachtkostenberechnung
  - Schnelles Auffinden von Kommissionsscheinen über Barcode.
  - Spezielle Masken zur schnellen Abwicklung von Barverkäufen und Abholaufträgen
  - Einfach Abwicklung von Rückholungen
  - Schnelle Verbuchung von Eingangslieferungen mit gleichzeitiger Zuordnung zu Lagern und Objekten