Transparente Prozesse mit Microsoft Navision

Effizienter Arbeiten

Unternehmenserfolg hängt nicht allein von Produktqualität und Vermarktung ab. Effiziente Geschäftsprozesse steigern Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit. Mit der Einführung einer leistungsfähigen Enterprise Ressource Planning (ERP)-Software und dem Einstieg ins E-Commerce legt die Addi-Data GmbH den Grundstein für die Zukunft

Die 1984 in Bühlertal bei Baden-Baden gegründete Addi-Data GmbH ist auf Messsysteme und PCI-Steckkarten (so genannte PCI-Embedded-Lösungen) spezialisiert; Produkte, die in allen Industriezweigen zum Einsatz kommen. Ein entscheidendes Verkaufsargument ist die lange Lebensdauer. "Langfristige Verfügbarkeit und Unterstützung sorgen für die erforderliche Investitionssicherheit", erklärt Antonio Agnetti, Geschäftsführer der Addi-Data GmbH, die Produktphilosophie. Das Unternehmen konzentriert sich in erster Linie auf Entwicklung, Vermarktung und Service. Die Produktion der Messtechnik ist hingegen auf Subunternehmer ausgelagert.

Flexibilität ist entscheidend

Bis 1998 arbeitete Addi-Data mit einer eigenen Entwicklung auf Basis der MS DOS-Datenbank "Paradox". Sie wurde laufend an Veränderungen angepasst, stieß jedoch Mitte der neunziger Jahre an ihre Grenzen. Mangelnde Integration, eine aufwändige Betreuung und fehlende Erweiterungsmöglichkeiten verhinderten weitere Produktivitätszuwächse. Eine moderne, leistungsfähige Software sollte deshalb die Anforderungen von Jahrtausendwechsel und Euro-Umstellung erfüllen. Hinzu kam die geplante ISO- 9001-Zertifizierung. Wesentliche Teile der Dokumentationsvorschriften sollten in die neue Applikation einfließen.

Ein Anforderungsprofil definierte den kompletten Bedarf des Unternehmens. Für die Auswahl der neuen Software waren mehrere Kriterien entscheidend. "Am Wichtigsten war uns, dass wir alle Geschäftsprozesse abbilden konnten. Wir wollten auf jeden Fall flexibel bleiben und keine bewährten Abläufe opfern. Die Software sollte sich unseren Vorgaben unterordnen und nicht umgekehrt", betont Antonio Agnetti. Zudem spielte die Größe des Anbieters im Hinblick auf die Investitionssicherheit eine Rolle. Bei der Wahl des Implementierungspartners bevorzugte Addi-Data regionale Anbieter. Eine erste Marktanalyse ergab jedoch, dass viele ERP-Programme den Schwerpunkt auf die Fertigung legen. Die Anforderungen von Addi-Data als reines Entwicklungs- und Vertriebsunternehmen waren damit nicht zu erfüllen. Die Wahl fiel am Ende auf Navision von Microsoft Business Solutions. "Navision passte sich exakt unseren Vorgaben an und gewährleistete eine bequeme Übernahme der Altdaten", begründet Agnetti die Entscheidung. Die Implementierung übernahm der Karlsruher Microsoft Business Solutions Partner B.i.Team. "Das Systemhaus überzeugte uns mit professioneller Betreuung und kompetenter Beratung", ergänzt der Geschäftsführer.

Effektive Arbeitsabläufe

Im Rahmen eines gemeinsamen Workshops im August 1998 definierten die beiden Projektpartner die Anforderungen an die neue Software. Schnell stellte sich heraus, dass ein großer Teil bereits im Standard enthalten war. Deshalb konnte man bereits fünf Monate später, zum Jahreswechsel 1998/1999, auf Microsoft Navision umstellen. Die meisten Abläufe sind heute in der Software abgebildet. Selbst das Qualitätsmanagement-Handbuch ist eingebunden, um langwieriges Suchen in Ordnern zu vermeiden. Ein weiteres Beispiel für die verbesserte Ablauforganisation ist die Verarbeitung der Wareneingänge: PCI-Karten, die Addi-Data von Lieferanten erhält, sind bereits mit Seriennummern versehen. Mithilfe der Barcodes sind Zustand und Standort der Produkte schnell registriert. Jede Zwischenstation, sei es Prüfung, Lagerung oder Auslieferung, wird sorgfältig dokumentiert. Geschäftsführer Antonio Agnetti ist mit den erreichten Fortschritten zufrieden: "Navision hat unsere Geschäftsprozesse spürbar optimiert. Vom Einkauf bis zum Versand zirkuliert kein Papier mehr. Unseren Mitarbeitern stehen alle relevanten Informationen zur Verfügung, selbst wenn Kollegen krank oder im Urlaub sind. Für jeden Kunden und jedes Produkt existiert eine elektronische Akte mit der kompletten Historie. Die Transparenz ermöglicht uns, schnell und wirtschaftlich zu agieren."

Zukunftsplattform Internet

Rasch dehnte Addi-Data das Erfolgskonzept "Prozessintegration" auf die Zusammenarbeit mit einem Subunternehmer aus. Der Betrieb fertigt unter anderem Addi-Data's Embedded-Lösung "MSX-Box". Seit Beginn der Produktion, Anfang 2003, tauschen beide Unternehmen Informationen im XML-Format aus. Knackpunkt des Konzepts waren die unterschiedlichen Systeme. Während Addi-Data mit Microsoft Navision arbeitet, ist beim Subunternehmen "infor" im Einsatz. Die Lösung: Microsofts BizTalk-Server schlüpft in die Vermittlerrolle und konvertiert die unterschiedlichen Formate. So übergibt Addi-Data Bestellungen der MSX-Box über das Navision Commerce Gateway an den BizTalk-Server. Die Daten werden umgewandelt und an infor übertragen. Die Übernahme der elektronischen Bestellung löst beim Subunternehmen den Produktionsvorgang aus. Rückmeldungen, die auf analog umgekehrtem Weg an Microsoft Navision übermittelt werden, informieren Addi-Data über den aktuellen Stand der Fertigung. Gleichzeitig wird der Lagerbestand automatisch umgebucht. Für Antonio Agnetti hat das Projekt Vorzeigecharakter: "Viele größere Unternehmen bereiten sich derzeit auf die Prozessintegration vor und fordern Gleiches von ihren Lieferanten. Die Erfahrung, die wir auf dem Gebiet haben, ist ein wichtiges Kompetenzargument."

Inzwischen spielt das Internet nicht nur für die Prozessintegration, sondern vor allem auch als Informations- und Verkaufsplattform eine wichtige Rolle. Für den Aufbau und Betrieb des Webshops nutzt Addi-Data das in Microsoft Navision integrierte Commerce Portal. Damit können Kunden jederzeit über das Internet Informationen zu Lieferzeiten und Kontoständen abrufen oder Aufträge platzieren. Bestellungen werden automatisch in die Unternehmenssoftware übernommen und nach einer Plausibilitätskontrolle zur Auslieferung gebracht.

Transparente Unternehmensberichte

Neben den Effektivitätszuwächsen der Prozessintegration schätzt Geschäftsführer Antonio Agnetti vor allem das große Spektrum aussagekräftiger Berichte: "Früher musste ich durch die Abteilungen laufen, um die erforderlichen Informationen für das Reporting zu sammeln, heute reicht ein Mausklick." So lassen sich beispielsweise Entwicklungsprojekte zeitlich oder finanziell budgetieren und verfolgen. Zudem stehen der Unternehmensführung die unterschiedlichsten Vertriebszahlen zur Verfügung. Wichtig sind für Addi-Data vor allem Kennzahlen zu Fehlerquoten und -ursachen. Sie werden den Lieferanten zur Verfügung gestellt, um die Produktionsqualität zu steigern. Unterm Strich, so Agnetti, habe die Umstellung auf Navision zu mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit geführt. Um Marktposition und Wettbewerbsfähigkeit zu stärken, setze Addi-Data deshalb auch künftig auf aktuelle Versionen und Programmerweiterungen.

So arbeitet die Addi-Data GmbH
Als betriebswirtschaftliche Komplettlösung ist Microsoft Navision derzeit an 16 Arbeitsplätzen im Einsatz. Die Pentium-PCs sind im Rahmen eines gemischten Windows NT/2000-Netzwerks gleich an mehreren Applikationsservern angeschlossen. Der Zugriff von außen ist via Microsoft-Terminalserver realisiert.

Folgende Microsoft Navision-Module werden genutzt:

• Finanzbuchhaltung
• Zahlungsverkehr
• Kreditoren/Einkauf
• Debitoren/Verkauf
• Artikel
• Lager
• Marketing
• Projekte
• Commerce Gateway
• Commerce Portal
• Personal
  

Zusatzmodule:

• Easy Archiv
• Seriennummern
• Leihstellungen
• Dokumente
• Support-Tool
• Vorgangsprotokollierung
• Reparaturen

Bei der unternehmensübergreifenden Prozessintegration komplettiert Microsoft BizTalk-Server die Konfiguration. Die Microsoft Navision-Zusatzmodule stammen vom Microsoft Business Solutions Partner B.i.TEAM.

Kurzprofil: Addi-Data GmbH
Die Addi-Data GmbH wurde 1984 in Bühlertal bei Baden-Baden gegründet. Sie entwickelt und vertreibt störsichere PC-Karten und Embedded-Lösungen, die speziell auf industrielle Betriebe ausgerichtet sind. Die Produkte kommen unter anderem in Mess-, Steuerungs- und Automatisierungsbereichen zum Einsatz. Derzeit beschäftigt das Unternehmen 32 Mitarbeiter und ist mit rund 40 Distributoren weltweit vertreten.