Dokumentenmanagement mit Dynamics NAV und SharePoint Online - Zetadocs Express -

Seit Oktober 2011 gibt es mit Zetadocs Express die lang ersehnte Integration von Microsoft Office SharePoint* in Microsoft Dynamics NAV. Diese ermöglicht Ihnen zukünftig die Veröffentlichung, den Zugriff und die Verwaltung von SharePoint-Dokumenten über den Dynamics NAV Client. Das Beste daran: Diese Funktionalitäten stehen Ihnen ab NAV 2009 R2 bereits im Standard zur Verfügung.

Was sind die Kernfunktionen?

• ​Dokumente lassen sich per Drag & Drop an Dynamics NAV-Datensätze anhängen. Das können sowohl Stammdatensätze (z. B. Kontakte, Debitoren etc.) als auch Bewegungsdatensätze (z. B. Rechnungen, Bestellungen etc.) sein. Diese Dokumente werden automatisch als Kopie auf dem SharePoint Online abgelegt und mit dem Dynamics NAV-Datensatz verlinkt. Das System ist mit den seit NAV 5.0 bekannten „Links“ vergleichbar, erweitert um Drag & Drop und der Dokumentenablage auf dem SharePoint.

Ihr Nutzen: Dokumente (PDF, Word etc.) lassen sich kinderleicht NAV-Datensätzen zuordnen. Umständliches Suchen von Dokumenten auf diversen Servern entfällt. Die Strukturen auf dem SharePoint bestimmen Sie selbst. Der Anwender muss sich keine Gedanken mehr über Dateistrukturen machen, da der Zugriff direkt über Dynamics NAV erfolgen kann.

• ​Die Ablage von Dokumenten auf dem SharePoint kann von beiden Seiten erfolgen. Das heißt, Sie können Ihre Dokumente, wie beschrieben, per Drag & Drop über den NAV Client ablegen. Wahlweise können Sie Dokumente auch direkt über die Oberfläche des SharePoint ablegen bzw. darauf zugreifen.

• Über einen Status des Dokumentes auf dem SharePoint können Sie definieren, welche Dokumente in Dynamics NAV sichtbar sein sollen. Sie können somit den SharePoint für Ihr zentrales Dokumentenmanagement nutzen und den Zugriff individuell steuern.

• ​Belege lassen sich auf Knopfdruck als PDF per Mail versenden. Das bedeutet, dass Sie aus dem NAV-Beleg (z. B. gebuchte Rechnung) heraus über einen Button „Speichern und Senden“ eine neue E-Mail generieren können, die bereits den PDF-Beleg als Anhang mitbringt. Die E-Mailadresse des Empfängers wird ebenfalls automatisch generiert. Diese wird aus den Stammdaten gezogen. Zusätzlich wird eine Kopie des PDF-Dokumentes auf dem SharePoint abgelegt.

Ihr Nutzen: E-Mails mit PDF-Belegen lassen sich auf Knopfdruck erstellen. Der umständliche Weg über das Zwischenspeichern des PDF-Beleges, Öffnen einer neuen Mail und eintragen der E-Mailadresse entfällt.

Was sind die Voraussetzungen?

• ​Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 RTC
• Gültiger Microsoft Business Ready Enhancement Plan
• Microsoft Office 365 SharePoint
• Outlook 2010 - für E-Mail-Zustellungsfunktionen erforderlich (Im Komplett-Abonnement von Microsoft Office 365 bereits enthalten)
  

* Für die Verwendung von Zetadocs Express für Dynamics NAV ist ein Lizenzabonnement für Microsoft Office 365 (auch als Office Online bekannt) erforderlich. Dieses Abonnement beinhaltet neben dem Office-Paket u.a. auch SharePoint Online.

Interesse

Überzeugen Sie sich selbst von dieser Lösung und vereinbaren Sie einen Termin zur Vorstellung mit uns. Wir freuen uns über Ihre Kontaktaufnahme in Karlsruhe unter +49 721 27662-0 und in Berlin unter +49 30 435500-0.