Vereinfachung bei der elektronischen Rechnung
Pflicht zur elektronischen Signatur von Rechnungen rückwirkend zum 1.7.2011 entfallen
Am 23.09.2011 haben Bundestag und Bundesrat dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 zugestimmt.
Demnach sind für Umsätze nach dem 30.06.2011 elektronische Rechnungen, die beispielsweise als PDF oder Textdokument bzw. per Serverfax oder auch als Web-Download verschickt werden, erlaubt und berechtigen voll zum Vorsteuerabzug. Voraussetzung ist, dass die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts sowie die Lesbarkeit der Dokumente vom Empfänger einer Rechnung geprüft werden. Eine elektronische Rechnung muss dann auf einem Datenträger, der keine Veränderung mehr zulässt, elektronisch aufbewahrt werden. Die Pflicht zur elektronischen Signatur dieser Rechnungen entfällt, eine Signatur kann aber optional weiterhin eingesetzt werden.
Stimmt der Rechnungsempfänger der elektronischen Übermittlung zu, sind spezielle technische Übermittlungsverfahren nicht mehr erforderlich. Allerdings ist zu beachten, dass die "Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet" sein müssen.
Der Unternehmer muss laut Gesetz durch ein so genanntes Innerbetriebliches Kontrollverfahren nachweisen, dass auch seine E-Mail Rechnung die Integrität und Authentizität gewährleistet. Gleiches gilt für den Rechnungsempfänger, der erhaltene Rechnungen zu prüfen hat. Die Echtheit und Unversehrtheit kann durch jegliche innerbetriebliche Steuerungsverfahren erreicht werden, z. B. durch die Angabe der Kunden-, Vertrags- oder Auftragsnummer auf der Rechnung. Es muss nachweisbar sein, dass die Rechnung für eine tatsächlich erhaltene Lieferung oder Dienstleistung ausgestellt wurde.
Paragraph 14 Abs. 1 USTG n.F. Satz 8 (in der ab 01.07.2011 geltenden Fassung).
"Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.“ Das bedeutet, dass diese elektronische Rechnung auf einem elektro-
nischen Medium mindestens 10 Jahre unverändert gespeichert werden muss. Ein Ausdrucken der elektronischen Rechnung zum Nachweis für das Finanzamt ist nicht zulässig. Eine in Papierform erhaltene Rechnung muss ebenfalls im Originalzustand mindestens 10 Jahre auf-
bewahrt werden.
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vereinfachungsgesetz wenden Sie sich bitte auch an Ihren Steuerberater.