Automatische Klassifizierung

In unserem letzten Newsletter haben Sie mehr über die manuellen Profile erfahren. Profile sind Fragebögen, mit deren Hilfe Sie weiterführende Informationen zu Ihren Kontakten hinterlegen können. Abgesehen von manuell einzugebenden Profilantworten, gibt es auch automatische Klassifizierungen. Sie können Ihre Kontakte nach Debitoren-, Kreditoren- und Kontaktinformationen automatisch klassifizieren. Das bedeutet, dass den Kontakten automatisch bestimmte Profilantworten zugewiesen werden.

Kontakten, die nur als Debitor gespeichert sind, kann eine Klassifizierung auf Debitordatenbasis zugeordnet werden und nur als Kreditor gespeicherten Kontakten entsprechend eine Klassifizierung auf Kreditordatenbasis. Sie können Ihre Kontakte zum Beispiel nach Umsatzhöhe oder durchschnittlicher Rechnungshöhe klassifizieren.

Um eine solche Klassifizierung einzurichten, öffnen Sie die Profileinrichtung, indem Sie im Menü Abteilungen - Verkauf & Marketing - Marketing – Einrichtung – Profile die Maske Befragung Einrichtung öffnen.

(1)
Es öffnet sich das erste Fenster "Bearbeiten Profilbefragungen", in dem Sie mit der Schaltfläche "Neu", einen neuen Code anlegen. Hier im Bsp.: "AUTO"

(2)
Um die erste Frage bzw. Antwort eingeben zu können, klicken Sie auf "Einrichtung Befragungen bearbeiten", damit Sie in dem Fenster "Bearbeiten - Profilbefragung Einrichten - AUTO" Ihre Fragen eingeben können.

In dem Feld „Art“ wählen Sie hierfür FRAGE aus und tippen dann die Frage (z. B. Durchschnittlicher Rechnungseingang aktuelles Jahr) in die Spalte Beschreibung ein. Definieren Sie anschließend die Antwortmöglichkeiten. Wichtig für die automatische Kontaktklassifizierung sind die Felder „Von Wert“ und „Bis Wert“. Hier definieren Sie die Geltungsbereiche der Antworten. Soll die erste Antwort - wie in dem gezeigten Beispiel - alle Kontakte umfassen, die einen durchschnittlichen Rechnungseingang von über 50.000,- Euro im laufenden Jahr hatten, müssen Sie einen „Von Wert“ von 50.000,- eingeben und den „Bis Wert“ leer lassen.

Nachdem Sie die Antworten definiert haben, stellen Sie den Cursor in die Fragezeile und klicken unter "Verknüpfte Informationen - Zeile" auf den Button "Fragendetails". Sie können aber auch über den Shortcut: Shift+F7 zum Fragendetailfenster gelangen.

Es öffnet sich dieses Fenster:

Setzen Sie zunächst einen Haken in dem Feld „Autom. Kontaktklassifizierung“.

In den Feldern „Debitorenklassifizierung“, „Kreditorenklassifizierung“ und „Kontaktklassifzierung“ wählen Sie die Information aus, auf deren Basis die automatische Kontaktklassifizierung stattfinden soll. Sie können je Frage nur eines dieser Felder füllen.

Für das Beispiel wählen Sie Durchschn. Rechnungsbetrag (MW ) in dem Feld „Debitorenklassifizierung“. Geben Sie in den Feldern „Startdatumsformel“ und „Enddatumsformel“ Datumsformeln ein, mit deren Hilfe die Periode für die Auswertung der Informationen definiert wird.

Legen Sie in dem Feld „Klassifizierungsmethode“ die Methode für die Kontaktklassifizierung fest. Wählen Sie Definierter Wert, wenn die Auswertung auf den tatsächlichen Werten, beispielsweise den durchschnittlichen Rechnungsbeträgen basieren soll. Für eine Auswertung auf der Basis von prozentualen Werten (z. B. die Kontakte, die 20 % des Verkaufswerts erzielt haben) wählen Sie Prozentsatz des Wertes. Wenn Sie möchten, dass bei X % der Kontakte, die den größten durchschnittlichen Rechnungsbetrag hatten, die Antwort hinterlegt wird, wählen Sie als Klassifizierungsmethode Prozentsatz der Kontakte.

Nachdem Sie die Maske ausgefüllt haben, können Sie diese schließen. Die Aktualisierung der Kontaktklassifizierung geschieht nicht automatisch. Sie können dies tun, in dem Sie im Fenster Profilbefragung Einrichtung auf den Button Funktion und dann Kontaktklassifizierung aktualisieren klicken. Alternativ dazu, finden Sie den Aufruf auch im Menü Verkauf & Marketing - Marketing – Periodische Aktivitäten.

Wählen Sie die Befragungen aus, die aktualisiert werden sollen, und klicken Sie auf OK.

Nun sehen Sie in dem Fenster "Profilbefragung Einrichten AUTO" in dem Feld "Anzahl Kontakte", dass die Profilantworten Kontakten zugewiesen wurden.

Auch auf den Kontaktkarten der betroffenen Kontakte sind die Antworten nun sichtbar.

Im nächsten Newsletter schließen wir unsere Reihe rund um die Erstellung von Profilen mit dem Thema „automatische Kontaktbewertung“ ab