Dublettenprüfung in Kontakten

Dubletten sind doppelt vorhandene Daten. Heutzutage sammeln und verwalten die meisten Unternehmen Ihre Geschäftskontakte in ERP- und CRM-Systemen. Dabei können Kontaktdubletten schneller auftreten als man denkt.

Das mehrfache Anlegen von Kontakten kann mehrere Gründe haben. Namensänderungen, Schreibvarianten oder Schreib-, Hör- und Lesefehler können dazu führen, dass bereits vorhandene Kontakte fälschlicherweise nochmal angelegt werden. Ein weiterer möglicher Grund ist das Zusammenführen mehrerer Datenquellen, beispielsweise bei der Integration von Excel-Tabellen in eine Dynamics NAV-Datenbank.

Dieser Artikel möchte Ihnen zeigen, wie Sie von Dynamics NAV 2009 im RoleTailored Client unterstützt werden, Kontaktdubletten zu finden.

Bevor Dynamics NAV 2009 den Anwender bei der Suche nach Dubletten unterstützen kann, muss die Dublettensuche eingerichtet werden.

Werfen wir zunächst einen Blick in die "Marketing Vertrieb-Einrichtung" (Abbildung 1). Diese finden Sie beispielsweise unter Abteilungen - Verkauf & Marketing - Verwaltung - "Marketing Vertrieb Einr." unter dem Punkt "Einrichtung".

Abbildung 1: Reiter Dubletten der Verkauf & Marketing-Einrichtung​

Sie haben drei Einstellungsmöglichkeiten:

Index aktualisieren > Ein Haken bei dieser Einstellung bewirkt, dass die genutzten Suchtexte automatisch aktualisiert werden. Wie Sie Suchtexte definieren, erfahren Sie im nächsten Abschnitt.

Übereinstimmung % > Diese Einstellung gibt an, ab welcher prozentualen Übereinstimmung ein Datensatz als Dublette identifiziert wird.

Automatische Dublettenprüfung > Diese Einstellung gibt vor, ob Dynamics NAV die Dublettenprüfung selbstständig beim Anlegen eines neuen Kontakts durchführt.

Die Filter für die Suche nach Dubletten legen Sie auch über diese Einrichtung fest. Sie finden diese Einrichtung über "Verkauf & Marketing-Einrichtung" unter "Verknüpfte Informationen" - Einrichtung - "Dublettensuchtext Einrichtung".

Abbildung 2 : Verkauf & Marketing-Einrichtung

Abbildung 3: Dublettensuchtext Einrichtung​

Hier bestimmen Sie die Kriterien für die Dublettensuche. Sie können für acht Felder vorgeben, wie viele Zeichen am Anfang oder Ende des Feldes übereinstimmen müssen, damit der Kontakt als Dublette gilt. Sie können dabei folgende Felder prüfen lassen: Name, Name2, Adresse, Adresse2, PLZ-Code, Ort, Telefonnr. und USt-IdNr.

Nach der Festlegung des Dublettensuchtexts ist Dynamics NAV in der Lage, Dubletten zu finden. Die gefundenen Dubletten zeigt Ihnen Dynamics NAV über Abteilungen - Verkauf & Marketing - Marketing - Kontaktdubletten, unter der Überschrift "Periodische Aktivitäten", an.

Abbildung 4: Kontaktdubletten in Dynamics NAV

In diesem Fenster sehen Sie in jeder Zeile einen Kontakt und eine zugehörige Dublette. In den Zeilen sind die Nummer und der Name des Kontakts angegeben. Im unteren Teil sehen Sie detailliertere Informationen zu den beiden Kontakten in Ihrer Dynamics NAV-Datenbank.

Der Standard von Microsoft Dynamics NAV hilft Ihnen dabei, Dubletten innerhalb Ihrer Kontakte zu finden. Die Bereinigung der Dubletten müssen Sie manuell durchführen.

Falls Sie Fragen zur Dublettenbereinigung haben, können Sie sich jederzeit an Ihren Fachberater wenden.