Vereinfachen Sie Mailings durch automatisierte Serien-E-Mails
Um an eine Zielgruppe von Kontaktpersonen eine Serien-E-Mail zu schreiben, verwenden Sie die Segmente in Microsoft Dynamics NAV. Nutzen Sie die Chance, effektive Zielgruppen zusammenzustellen.
In dem Fenster Segmente legen Sie sich ein neues Segment an. Ein kleiner Tipp gleich zu Beginn: füllen Sie die Felder im Segmentkopf als erstes aus. Einige der Feldinhalte werden auf jede einzelne Zeile übertragen und erfordern somit jeweils eine nachträgliche Aktualisierung, wenn Sie das Feld erst nach Einfügen der Segmentzeilen eingeben. Beginnen Sie auf dem Reiter Allgemein zunächst allgemeine Informationen das Segment betreffend einzugeben:
Auf dem Reiter Aktivität entscheiden Sie, was bei der Protokollierung des Segments passieren soll.
Dafür entscheidend ist der so genannte Aktivitätenvorlagencode. Diesen können Sie frei einrichten und Serienbriefvorlagen hinterlegen oder neu erstellen. Für eine Mailing-Aktion sollten Sie hierfür einen separaten Code anlegen und den Text der E-Mail als Word-Seriendokument erstellen.
Um eine solche Vorlage einzurichten, klicken Sie einfach auf den Pfeil in dem Feld Aktivitätenvorlagencode. Es öffnet sich die entsprechende Übersicht.
Hier können Sie einen neuen Code anlegen und erstellen entweder eine neue Seriendokumentvorlage oder importieren oder kopieren eine bestehende. Achten Sie darauf, dass als Korrespondenzart (Standard) E-Mail gewählt ist und setzen Sie ein Häkchen in dem Feld Kontakt Korrespond.-Art ignor.. Somit wird sichergestellt, dass der Serienbrief auf jeden Fall per E-Mail verschickt wird.
Verlassen Sie anschließen die Maske mit OK.
Nun können Sie Ihrem Segment Kontakte hinzufügen. Dies können Sie per Funktion tun. Es stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
- Verwenden eines Assistenten (Aufruf über Funktion – Segment – Assistent)
- Verwenden der Funktion Kontakte hinzufügen (Aufruf über Funktion – Kontakte – Kontakte hinzufügen…)
Beachten Sie auch die Felder auf dem Reiter Optionen:
- Setzen Sie einen Haken in dem Feld Bestehende Kontakte hinzufügen, wenn Kontakte doppelt in das Segment gezogen werden dürfen.
- Setzen Sie einen Haken in das Feld Unternehmen erweitern, wenn Sie möchten, dass alle zu dem Unternehmen des gefundenen Kontakts gehörigen Personen in das Segment eingetragen werden sollen.
- Setzen Sie einen Haken in das Feld Verknüpfte Unternehmen und in das Feld Unternehmen erweitern, um sowohl das Unternehmen des gefundenen Kontaktes, sowie dessen andere Kontaktpersonen in das Segment zu ziehen.
- Setzen Sie einen Haken in das Feld Ausschlüsse ignorieren, um auch Kontakte zuzulassen, die in dem Feld "Nicht segmentieren" auf der Kontaktkarte einen Haken haben.
Nachdem Sie die Form mit OK verlassen haben, füllen sich die Segmentzeilen mit Kontaktinformationen. Sie können nun jederzeit auf dem gleichen Weg weitere Kontakte hinzufügen.
Um das bestehende Segment zu verkleinern, das heißt von der nun bestehenden Kontaktanzahl unter bestimmten Filterkriterien einige Kontakte wieder aus dem Segment zu entfernen, gibt es nun zwei Möglichkeiten:
Sie können definieren, welche Kontakte entfernt werden sollen. Hierfür verwenden Sie die Funktion Kontakte reduzieren. Es öffnet sich eine identische Maske zu der vorherigen. Setzen Sie nun die Filter für die Kontakte die entfernt werden sollen.
Setzen Sie in den Optionen einen Haken in das Feld Gesamte Mandanten, wenn Sie möchten, dass die Anwendung automatisch alle Personen im Segment löscht, die bei dem Unternehmen angestellt sind, welches Sie aus dem Segment entfernen.
In anderen Fällen kann es aber notwendig sein, nicht die Kontakte zu benennen, die aus dem Segment zu löschen sind, sondern die, die in dem Segment verbleiben sollen. Dazu dient die Funktion Kontakte neu definieren. Hierbei geben Sie nun den Filter so ein, dass aus Ihrem Segment nur noch die Kontakte erhalten bleiben, auf die die nun eingegebenen Filterkriterien zutreffen. Alle anderen werden wieder entfernt.
Setzen Sie in den Optionen einen Haken in das Feld Gesamte Mandanten, wenn Sie möchten, dass damit die Anwendung automatisch alle Personen der Unternehmen im Segment lässt, die Sie im Segment behalten möchten.
Nachdem Sie Ihr Segment zusammengestellt haben, kommt die eigentliche Versendung der E-Mail, sowie die damit verbundene Protokollierung von Aktivitäten an jedem einzelnen Kontakt des Segments.
Hierfür klicken Sie auf den Button Protokoll:
In dem sich nun öffnenden Fenster setzen Sie einen Haken in das Feld Dateianhänge senden.
Dieser Haken bewirkt, dass die Serien-E-Mails erstellt und versendet werden.
In unserer nächsten Newsletter-Ausgabe erfahren Sie mehr zum Thema "Erstellen von manuellen Profilen".